Tipps und Tools für Remote Retrospektiven

Ein Thema, das viele Scrum Master und Agile Coaches umtreibt, sind Remote Retrospektiven. Was muss man beachten, wenn das Team auf mehrere Standorte verteilt ist und für die Teilnahme an der Retro nicht persönlich zusammenkommen kann? Und wie kann man als Moderator des Termins dafür sorgen, dass sich möglichst jeder einbringen kann? Hierzu möchte ich ein paar Tipps und Tools an die Hand geben, die ich unter anderem auf einem Agile Tuning Tag bei it-agile, dem 1. Agile Meetup in Ingolstadt und natürlich durch Ausprobieren erfahren habe.

Verteiltes Team? Online Retrospektive!

Ein einfacher, aber hilfreicher Hinweis vorab: Ist ein/e Teilnehmer/in oder mehrere remote zugeschaltet, so läuft idealerweise das gesamte Meeting bzw. die ganze Retrospektive digital ab – und zwar für alle.

Was erfahrungsgemäß nicht funktioniert: Ich habe anfangs in den Retros versucht, die Kollegen an anderen Standorten mit in das Vor-Ort-Format einzubinden. Hierzu gehörte unter anderem, die Kamera auf das gemalte Flipchart auszurichten und die gesammelten Punkte der Remote-Teilnehmer selbst auf Post-its zu schreiben. Das führte aber dazu, dass ich in der Rolle des Moderators zu viele Aufgaben nebenbei zu erledigen hatte und sich die Retrospektive für das ganze Scrum Team zäh anfühlte.

Viel besser und zielführender ist es, komplett auf digitale Tools umzuschwenken und allen zu ermöglichen, sich auf die gleiche Weise einzubringen. Hierzu benötigt man

1. ein Tool für Online-Videokonferenzen und
2. ein Tool, um gemeinsam Themen sammeln und bearbeiten zu können.

Das bedeutet natürlich auch, dass alle, die gemeinsam an einem Standort sitzen, einen eigenen Laptop nutzen und sich nicht gemeinschaftlich einen Rechner teilen. Am besten sitzen sogar alle räumlich getrennt voneinander und verwenden jeweils ein Headset (das mitgelieferte Exemplar vom Dienst- oder Privat-Smartphone ist im Übrigen definitiv besser als nichts). Nutzen alle Headsets oder Kopfhörer mit Mikro anstelle Laptop-interner Lautsprecher und Mikrofone steigt die Audio-Qualität für alle Beteiligten. Wer einmal selbst aus dem Home Office ein Meeting erlebt hat, in dem sich fünf andere Teilnehmer vor Ort um einen Konferenzlautsprecher versammeln und teilweise tuscheln, kennt das Geraschel und die störenden Umgebungsgeräusche nur zu gut.

Tools für Remote Retrospektiven

Ebenfalls keine gute Idee ist es, Remote Retrospektiven via Telefonkonferenz abzuhalten. Ohne in die Gesichter der Teammitglieder zu blicken und ohne einen Bildschirminhalt teilen zu können, sind der Handlungsspielraum und auch der Spaß an der Sache doch arg beschränkt. Für Online-Meetings eignen sich vielmehr Anwendungen wie Skype oder Zoom. Wenn es die Bandbreite zulässt, sollten die Teilnehmer auch unbedingt mit Video zugeschaltet sein.

Für den inhaltlichen Teil einer Retro habe ich folgende Tools zusammengetragen, die ich teilweise auch schon ausprobiert habe:

• Confluence
• Whiteboardfox (Gemeinsames Skizzieren auf einem digitalen Whiteboard ohne Account oder Log-in. Kostenfrei.)
• Stormboard (Umfangreiches Whiteboard im Browser – kostenpflichtig.)
• Miro (Whiteboard-Lösung, drei Boards sind kostenfrei.)
• Funretro.io (Konfigurierbare Boards mit Voting-, Merge- und Kommentarfunktion, auf denen mehrere Personen via Klick auf einen Link gemeinsam arbeiten können (auch ohne eigenen Account). Drei Boards sind kostenfrei.)
• Padlet (Online-Boards in verschiedenen Layouts mit Möglichkeiten für Hintergrundbilder, Einfügen von Gifs und anderen Medien, Voting-Funktion, Verschieben von Karten und vieles mehr. Kostenfreie Version mit max. 5 Boards.)
• Trello (Ähnlich wie Jira: Boards mit Spalten, auf denen Tickets bzw. Karten erstellt werden können. Kostenfrei.)
• Google Docs
• Google Drawings (Mischung aus Paint- und Powerpoint-Funktionen: mehrere Personen können gleichzeitig malen, schreiben und bearbeiten. Kostenfrei.)
• Retrium (Toolbox mit vorgefertigten Formaten für Retrospektiven – kostenpflichtig.)
• Mentimeter (Tool für interaktive Präsentationen mit Umfragen, Quizz etc., kostenfreie Basis-Version.)

Beispielhafter Ablauf einer Retrospektive remote

Um sich das Ganze besser vorstellen zu können, beschreibe ich im Folgenden einen beispielhaften Ablauf, wie ich bei Retros mit einem verteilten Team häufig vorgehe.

Vorbereitung

Ich verwende für das Meeting an sich Zoom und bereite die Retro inhaltlich gerne in Confluence und Funretro.io vor. In Confluence lege ich die Meeting-Agenda, Links und Informationen sowie später Fotos und Beschlüsse ab, Funretro.io verwende ich meistens für die Phasen Daten sammeln und Einsichten generieren. Hier lassen sich Retro-Formate wie Start – Stop – Continue oder auch Themen für Lean Coffee etc. auf einem Board abbilden und verschiedene Einstellungen vornehmen: z. B., ob alle sofort lesen können, was andere schreiben oder nicht, ob Themen gewählt werden können, Anzahl der Stimmen usw.

Allgemein sollte die Retro zunächst inhaltlich geplant und dann das passende Tool ausgewählt werden – nicht umgekehrt. Wichtig ist in jedem Fall, neue Tools vorher zu testen. Das schließt auch mit ein, dass jemand von einem anderen Standort aus prüft, ob er/sie auf das Tool zugreifen kann. Nichts ist nerviger als ein Meeting, das mit technischen Schwierigkeiten beginnt, die die Zeit für den eigentlichen Inhalt beschneiden.

Durchführung

Wenn sich alle eingefunden haben und der Termin beginnen kann, teile ich meinen Bildschirm, so dass wir als Team gemeinsam einen Blick in die Agenda werfen können. Dann wärmen wir uns mit einer Frage oder Übung in der Phase Ankommen auf. Dies kann mündlich reihum erfolgen, was sich oft besser anfühlt, als sofort in ein digitales Board abzutauchen.

Um Daten zu sammeln, empfiehlt sich aber, diese gleich schriftlich digital festzuhalten. Dies kann jeder für sich oder aber in Gruppen erledigen. Eine Aufteilung in kleine Teams hat nicht nur – insbesondere bei großen Gruppen – den Vorteil, dass das spätere Vorstellen der Punkte für das gesamte Team schneller geht, sondern hilft auch eher stillen Teilnehmern dabei, sich zu beteiligen. Außerdem fällt nicht immer jedem auf Anhieb etwas ein und ein kurzer Austausch hierzu hilft dem Gedächtnis auf die Sprünge. Um in Gruppen (z. B. per 1-2-4-All) zu arbeiten, kann einfach auf separate Online-Meetingräume ausgewichen und die Sessions der anderen stummgeschaltet werden.

Nach dieser Phase kommen wir wieder als Team zusammen, die Ergebnisse werden vorgestellt, Themen gruppiert (auch das bietet Funretro.io), gewählt und diskutiert. Je nach Themenschwerpunkt und Teilnehmerzahl bietet sich für die Diskussion und das Finden von Lösungsvorschlägen wieder eine Aufteilung in Gruppen an. Das Beschließen von Maßnahmen erfolgt dann wieder gemeinsam im Team.

Als Moderator präsent bleiben

In Remote Retrospektiven, in denen alle Teilnehmer am Laptop sitzen, ist es besonders wichtig, in der Moderatorrolle zu bleiben. Sich via Videochat auszutauschen, bringt nunmal auch mit sich, dass Mimik und Gestik weniger auffallen und es für alle schwieriger wird, zu erkennen, wer gerade etwas sagen möchte. Entsprechend hilfreich ist es für das Team, die Struktur der Retro zu kennen und auch z. B. den Zeitrahmen vor Augen zu haben. Ebenso wichtig ist es, die möglichen Hindernisse für Teilnehmer an anderen Standorten im Hinterkopf zu behalten: Spricht jeder vor Ort in sein Mikro? Gibt es Hintergrunddiskussionen oder -geräusche, die das akustische Verständnis beeinträchtigen? Auf all das Rücksicht zu nehmen, ist gar nicht so einfach – zumal sich nicht jeder sofort meldet, wenn etwas nicht passt.

Moderation remote: schwierig oder hilfreich?

Interessant fand ich die Erfahrung, als Moderator einer Remote Retrospektive selbst zum ersten mal nicht im Team-Raum, sondern mobil teilzunehmen: Anfangs hatte ich Bedenken, in der Praxis stellte sich aber schnell heraus, dass es mir mit dieser anderen Perspektive viel leichter fiel, mich in die verteilt arbeitenden Personen hineinzuversetzen und z. B. sofort auf akustische Probleme im Team-Raum hinzuweisen. Ich kann mir daher gut vorstellen, dass es auch für andere Scrum Master hilfreich ist, das einmal auszuprobieren.

Insgesamt betrachtet, kann man auch von mehreren Standorten aus gemeinsam interessante und wirkungsvolle Retrospektiven durchführen. Viele der Retro-Formate lassen sich auch digital abbilden. Dennoch ist es hilfreich, sich – wenn möglich – immer mal wieder persönlich zu treffen; z. B. für eine Walking Retro im Freien.

Wie sehen eure Erfahrungen mit Retrospektiven mit verteilt arbeitenden Teams aus? Was könnt ihr empfehlen?

Weitere Informationen und Tipps für Remote Retrospektiven findet ihr übrigens in diesem Video mit Esther Derby: https://youtu.be/vFLysa1qLWo